Вернуться к обычному виду

История развития архивной службы г. Можга

2 октября 1923 г. было образовано областное архивное бюро. В Ижевском, Глазовском, Можгинском уездах были созданы уездные архивные бюро, которые подчинялись Областному архивному бюро, с 1932 г.- Удмуртскому областному Архивному управлению, с 1936 г.-Центральному Архивному управлению УАССР, с 1939 г.- Центральному Архивному управлению Наркомата внутренних дел УАССР (с 1946г.- Центральному архивному отделу МВД УАССР.

На основании постановлений Президиума ВЦИК от 10 июня 1931 г. и Нижегородского Краевого Исполнительного Комитета от 21 октября 1931 г.

№ 1292 «Об улучшении архивного дела на местах в культурно-хозяйственном и научно-политическом отношении» Секретариат Областного Исполнительного Комитета Удмуртской Автономной Области потребовал «от всех государственных, Советских, кооперативных и общественных организаций Области вести строгий учет всех архивных материалов, обеспечить архивохранилища помещениями, соответствующими в пожарном отношении и от сырости безопасными».

Во исполнении вышеуказанных постановлений на Президиуме Можгинского Еросисполкома от 14 июля 1932 г. принято решение о введении в штат заведующего Еросным архивом «С выполнением работ над архивными материалами по всему Еросу в действующих организациях… Вменить в обязанности зав. Еросным архивом живое руководство с практическим выполнением работ во всех действующих организациях».

В Можгинском еросисполкоме в 1933 г. помещения под архив не было. В сообщении Можгинского еросисполкома в Областное архивное управление указывается, что отдельная комната для архива будет выделена к 15 февраля 1933 г. по мере завершения строительства здания еросисполкома.

В 1935 г. Можгинский райархив располагался в приспособленном помещении, его площадь составляла 32 кв. м. На хранении находились документы 25 фондов, что составляло 15500 ед. хр. Самые ранние документы относились к 1929 году.

18 июля 1941 г. Постановлением Совнаркома УАССР № 1397 утверждено Положение о государственном архивном фонде Удмуртской УАССР, в котором указывалось, что в сеть государственных архивов Удмуртской АССР входит и Можгинский районно-городской государственный архив, который находился в ведении Архивного Отдела НКВД УАССР.

В 1943 г. в Сарапуле, Воткинске, Глазове, Можге были созданы объединенные районно-городские архивы.

В 1949 г. в архиве значилось 80 фондов 13188 ед. хр. Помещение под архив составляло 45 кв. м., было оборудовано тремя стеллажами, что составляло 176 погонных метров, отапливалось печкой, электрического освещения не было. В архиве работал один специалист.

На основании акта приема-передачи от 14 августа 1953 г. Можгинский районный государственный архив из ведомства Можгинского районного Исполкома был передан в ведомство Можгинского районного отдела МВД.

На основании Постановления Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г. № 914 «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде Союза ССР и сети центральных государственных архивов СССР», Постановления Совета Министров РСФСР от 3 ноября 1958 г. № 1235 «Об организации архивного дела в РСФСР» Постановлением Совета Министров Удмуртской АССР от 25 декабря 1958 г. № 746 была утверждена сеть государственных архивов Удмуртской АССР и городских и районных государственных архивов Удмуртской АССР с переменным составом документальных материалов, к которой относился и Можгинский объединенный государственный архив г. Можги.

В соответствии с указаниями Архивного управления МВД РСФСР от 12 августа 1960 г. с 1 сентября 1960 г. с целью устранения излишних формальностей и переписки при отборе на уничтожение документальных материалов был установлен новый порядок составления отборочных списков на архивные документы с истекшим сроком хранения - утверждаются руководителем предприятия без предоставления в Архивный отдел МВД УАССР. Архивы (по месту нахождения предприятий) должны были осуществлять контроль за качеством экспертизы и правильностью оформления отборочных списков.

На основании постановления Совета Министров УАССР от 17 января 1962 г. в соответствии с постановлением Совета Министров РСФСР от 25 ноября 1961 г. архивные учреждения, в том числе и Можгинский объединенный госархив, были переданы из системы МВД УАССР в ведение Совета Министров УАССР и на базе Архивного отдела МВД УАССР был образован Архивный отдел при Совете Министров УАССР.

В соответствии с Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от

1 февраля 1963 г. «Об укрупнении районов УАССР» было организовано девять новых районных архивов, в том числе и Можгинский районный госархив.

На основании решения исполкома Можгинского райсовета депутатов трудящихся УАССР от 1 декабря 1965 г. № 19 Можгинский объединенный госархив был размещен в кирпичном двухэтажном здании общей площадью 105,6 кв. м., находился по адресу: г. Можга, ул. Короленко, д.42-а (позже 52). Архив имел четыре архивохранилища и рабочую комнату.

На основании решения исполкома Можгинского районного Совета депутатов трудящихся УАССР от 8 октября 1969 г. № 323 был образован объединенный архив организаций сельского хозяйства при Управлении сельского хозяйства. Он размещался в здании Можгинского районного госархива, который осуществлял методическое руководство его деятельностью.

Объединенный архив был создан с целью обеспечения наилучших условий для приведения в порядок учета, использования и сохранности документов до передачи их на государственное хранение, являлся ведомственным архивом с переменным составом документов, действовал на правах самостоятельного структурного подразделения.

На 01.01.1975 в Можгинском объединенном госархиве работало два специалиста, на хранении было 230 фондов, 13042 ед. хр. за 1926-1972г.г., в том числе 3175 дел по личному составу и 6276 дел колхозно-совхозного архива.

Постановлением Совета Министров Удмуртской АССР от 11 января 1978 г. № 8 утверждено типовое Положение о районном (городском) государственном архиве Удмуртской АССР.

В соответствии с Положением основными задачами архива являлись:

-обеспечение сохранности и учета документов, выявление и организация использования документов в целях содействия выполнению политических и хозяйственных задач, стоящих перед городом (районом);

-осуществление контроля за архивами и организацией работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях района.

Архиву предоставлялось право проверять работу ведомственных архивов организаций города и района, получать сведения по вопросам деятельности ведомственных архивов, осуществлять контроль за выполнением решений и распоряжений городского Совета народных депутатов, вести прием граждан, проводить инструктирование работников организаций по вопросам архивного дела.

На 01.01.1979 в списках предприятий, организаций - источниках комплектования Можгинского архива значилась 91 организация. В архиве работало два штатных сотрудника.

В 1980 г. работники архива приняли участие в смотре-конкурсе на «Лучший архив УАССР за 1980 год». По итогам смотра-конкурса Постановлением Президиума Удмуртского Областного комитета профсоюза работников госучреждений и Архивного управления при Совете Министров УАССР от 22.01.1981 г. работники Можгинского объединенного архива подтвердили звание «Лучший архив республики».

На 01.01.1981 площадь 4 архивохранилищ составляла 96 кв. метров, протяженность стеллажных полок – 559 погонных метров, загруженность архивохранилищ делами - 90 %. В архиве хранилось 18441 дело 253 фондов.

В конце 80-х годов большое внимание уделялось вопросам комплектования архивных фондов, государственного учета и использования документов в политико-воспитательной работе, народно - хозяйственных целях, при рассмотрении социально-правовых запросов граждан.

08.07.1991 Архивное управление при Совете Министров УАССР было преобразовано в Комитет по делам архивов при Совете Министров УАССР, с 17.10.1991 - Удмуртской Республики.

В 1992 г. Можгинский колхозно-совхозный архив испытывал финансовые трудности. Коллегия Комитета по делам архивов при Совете Министров УР рекомендовала исполкому Можгинского райсовета перевести колхозно-совхозный архив на бюджетное содержание.

На основании постановления Совета Министров УР от 16.03.1992 № 103 «О совершенствовании Архивного фонда УР в связи с образованием организаций нового типа» Комитета по делам архивов рекомендовал «приступить к сбору и учету документов реорганизованных и приватизированных предприятий, организаций, учреждений, колхозов и совхозов».

На основании постановления Совета Министров УР от 01.12.1993 № 520 «О развитии архивного дела в Удмуртской Республике», п.12 районные, городские государственные архивы были преобразованы в архивные отделы исполкомов соответствующих Советов народных депутатов, в состав которых были введены секторы документов по личному составу.

Решением № 192 двадцать второй сессии Можгинского городского Совета народных депутатов двадцать первого созыва от 02.02.1994 с 01.01.1994 Можгинский объединенный государственный архив был преобразован в архивный отдел исполкома горсовета и штатная численность увеличена до пяти человек: заведующий, заведующий сектором по личному составу (ведущий специалист), два специалиста 1 категории, один специалист 2 категории.

Фактически в архивном отделе работало три человека: заведующий отделом, заведующий сектором по личному составу (ведущий специалист), специалист 1 категории.

С 01.08.1994 в штате архивного отдела работало четыре специалиста.

В соответствии с Распоряжением Совета Министров Удмуртской Республики от 15 декабря 1994 года № 811-р в целях обеспечения сохранности документов по личному составу ликвидированных предприятий, организаций, социальной защищенности граждан архивный отдел Администрации г. Можги осуществлял прием документов по личному составу.

На 01.01.1995 архивный отдел располагался по адресу: г. Можга, ул. Короленко, д.52 в здании, арендуемом у Можгинского городского информационно-вычислительного центра, имел четыре архивохранилища и одну рабочую комнату. Общая площадь архива составляла 117 кв. м.

7 декабря 1994 г. Верховным Советом Удмуртской Республики был принят Закон «Об Архивном фонде Удмуртской Республики и архивах» за № 665-ХII . Нормативно-методическая база архивной службы Удмуртской Республики, в том числе и архивного отдела Администрации г. Можги, была приведена в соответствие с архивным законодательством.

В 1995 г. укрепилась материально-техническая база архива: увеличилась площадь архива на 22 кв. м, Администрация города передала в архив пишущую машинку.

В соответствии с решением коллегии Росархива от 31.07.1996 «О задачах архивных учреждений по реализации подпрограммы «Развитие архивного дела» федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства (1997-1999 годы)» архивным отделом в марте 1997 г. была разработана Программа развития архивного дела в городе Можге на 1997-1999 годы.

В 1998 г. архиву дополнительно выделено 97 кв. м., на 01.01.1999 г. площадь архива составила 270 кв. м. Архив имел пять архивохранилищ, три рабочие комнаты, читальный зал.

В 1999 г. в архивном отделе работало три сотрудника.

В целях обеспечения сохранности документов в 2001 году была установлена пожарная и охранная сигнализации во всех помещениях архива и приобретены картонные коробки. Также была продолжена работа по приему документов по личному составу от ликвидированных организаций, создавались архивные коллекции.

В 2002 г. специалистами архивного отдела впервые проанализирован состав документов в полном объеме, уточнены наименования фондов, подчиненность предприятий, организаций, документы которых находились на хранении в архиве. По результатам выполненной работы составлен Краткий справочник документов архивного фонда.

В 2002 г. с целью внедрения автоматизированных технологий в архивном отделе Комитет по делам архивов при Правительстве УР приобрел для архивного отдела первый новый компьютер.

В этом же году специалисты архивного отдела установили и начали заполнять учётную базу данных автоматизированный программный комплекс «Архивный фонд» (версия 3).

По состоянию на 01.01.2004г. в архивном отделе на хранении находилось 26806 ед. хр. 141 фонда.

В 2005 г. Администрацией города Можги выделено муниципальное здание под архив по адресу: ул. Казанская, д. 28 с полезной площадью 362 кв. м. В дальнейшем был проведен комплекс мероприятий по созданию нормативных условий и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату, обеспечивающих поддержание их в хорошем физическом состоянии. В первом полугодии 2006 г., в связи с переездом, проведена сплошная проверка наличия дел.

16 мая 2007 г. решением № 143 Городской Думы муниципального образования «Город Можга» «Об утверждении Положений о структурных подразделениях Администрации МО «Город Можга» было утверждено Положение об архивном отделе, в котором были определены следующие основные задачи архивного отдела:

- управление архивным делом на территории муниципального образования «Город Можга»;

- организация комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и иных архивных документов;

- осуществление государственного учета документов Архивного фонда Удмуртской Республики и иных архивных документов;

- осуществление отдельных государственных полномочий Удмуртской Республики в области архивного дела, переданных муниципальному образованию;

- контроль за исполнением нормативных актов органов местного самоуправления в области архивного дела.

В феврале - марте 2007 г. в помещениях архивного отдела была установлена пожарная и охранная сигнализация.

С 2 июля 2007 г. штатная численность архивного отдела увеличилась до 4 человек, вновь введена должность специалиста I категории.

Всего на 01.01.2008 на хранении в архивном отделе находилось 37270 ед. хр.

В 2008 г. завершилась работа по составлению списка документов Архивного фонда УР, относящихся к республиканской собственности и находящихся на хранении в архивном отделе Администрации муниципального образования «Город Можга». В целях развития автоматизированных информационно-поисковых систем в деятельность архивного отдела были внедрены две базы данных «Предметно-тематический указатель к решениям органов местного самоуправления» и «Фотокаталог», которые ежегодно пополняются и по настоящее время.

В 2010 г. произошли изменения в кадровом составе архивного отдела. На основании распоряжения главы Администрации муниципального образования «Город Можга» от 11 января 2010 г. № 9-л «О переводе муниципальных служащих и установлении должностных окладов» вместо специалиста 1 категории была введена должность старшего специалиста. На основании распоряжения главы Администрации муниципального образования «Город Можга» от 24 марта 2010 г. № 78-л штатная единица ведущего специалиста-эксперта была исключена и вместо неё включена штатная единица заместителя начальника отдела.

На 01.01.2012 на хранении в архивном отделе находилось 160 фондов, 48143 ед. хр., в том числе документов по личному составу- 18006 ед. хр., в списке организаций-источников комплектования значилось 46 организаций, в том числе по видам собственности: 9 - федеральных, 8-республиканских, 21 - муниципальных, 8 - негосударственных.

Согласно штатному расписанию Администрации муниципального образования «Город Можга» на 2012 г., архивный отдел, по-прежнему, входил в состав Управления делами. Штатная численность отдела составляла пять человек.

Значимым направлением деятельности архивного отдела стала также реализация Федерального закона № 210-ФЗ от 27.07.2010 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и поэтапный перевод услуг в электронный вид. В связи с этим, сотрудниками архивного отдела были разработаны и утверждены административные регламенты предоставления следующих муниципальных услуг: «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов» (утв. постановлением от 15.08.2012 №1472), «Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива» (утв. постановлением от 15.08.2012 №1473), «Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела» (утв. постановлением от 23.05.2012 № 894). Информация о муниципальных услугах архивного отдела, а также тексты регламентов своевременно были размещены на официальном сайте города Можги и на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

19 декабря 2011 г. между Администрацией муниципального образования «Город Можга» и Управлением Пенсионного фонда РФ (ГУ) в г. Можге и Можгинском районе Удмуртской Республики подписано соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Согласно соглашению 29 февраля 2012 года в архивном отделе установлена Деловая почта «VIP Net Client» по обмену электронными документами в части получения архивных справок, архивных выписок и архивных копий. Для подтверждения достоверности и придания электронным документам юридической значимости на имя начальника отдела была заказана электронно-цифровая подпись. 5 мая 2012 года от УПФ РФ (ГУ) в г. Можге и Можгинском районе УР поступил по деловой почте первый запрос.

В соответствии с Планом реализации проекта приема запросов социально-правового характера на 2010 год, утвержденным председателем Комитета по делам архивов при Правительстве УР, а также с учетом Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» в государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики в эксплуатацию внедрена единая база данных «Учет запросов социально-правового характера» в режиме «Одного окна».

В архивном отделе Управления делами Администрации муниципального образования «Город Можга» регистрация запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна» осуществляется с 01 июня 2012 г.

В 2013 году версия 3 учётной базы данных автоматизированный программный комплекс «Архивный фонд» была сконвертирована в более усовершенствованную версию 4.1.

24 декабря 2013 года между автономным учреждением «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Удмуртской Республики» и Администрацией муниципального образования «Город Можга» заключено соглашение, в рамках которого Многофункциональный центр, расположенный на территории муниципального образования «Город Можга» осуществляет прием запросов на предоставление государственных и муниципальных услуг, в том числе три услуги в сфере архивного дела. Наиболее востребована услуга «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов».

В мае 2014 года в архивном отделе внедрена Система исполнения регламентов на платформе «Директум», предоставляющая гражданам дополнительную возможность направлять запросы в архивный отдел в электронном виде через порталы государственных и муниципальных услуг, а также при непосредственном обращении в Многофункциональный центр города Можги.

В 2015 году сотрудниками архивного отдела проведена сплошная проверка наличия дел в архиве. Всего проверено 53023 единиц хранения. В ходе работы выявлены дела, требующие улучшения физического состояния документов - реставрации, подшивки, переплета, восстановления затухающего текста.

По состоянию на 01.01.2016 на хранении в архивном отделе находилось 166 фондов, 54235 ед. хр. В списке источников комплектования значилось 34 организации, из них: 11 - республиканского подчинения, 18 – муниципального подчинения, 5 - негосударственных предприятий и организаций.

В ноябре 2015 года произошли изменения в структуре Администрации МО «Город Можга». В результате управление делами, в состав которого входил архивный отдел, было переименовано в Управление по обеспечению деятельности Главы, городской Думы, Администрации МО «Город Можга» Аппарата Главы, городской Думы, Администрации МО «Город Можга».

В течение 2016 года в архивном отделе в электронном виде принимались заявки на предоставление одной государственной услуги «Предоставление государственным организациям Удмуртской Республики, иным организациям и гражданам оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики и временно хранящихся в муниципальных архивах» и одной муниципальной услуги «Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов».

На основании постановления Администрации муниципального образования «Город Можга» от 16.06.2016 № 893 были внесены изменения в график личного приёма граждан. Приемные дни сокращены с 5 до 1 дня (приемный день – вторник).

На 01.01.2017 в архиве числилось 167 фондов, 55458 ед. хр. Штатная численность составляла 5 человек: начальник, заместитель начальника, два старших специалиста и уборщица служебных помещений.

На основании распоряжения Администрации муниципального образования «Город Можга» от 19 декабря 2016 года № 443-л и 444-л с 1 января 2017 года вместо должностей старших специалистов архивного отдела были введены должности специалистов-экспертов.

В 2017 году из списка источников комплектования архивного отдела исключена 1 организация - бюджетное профессиональное образовательное учреждение Удмуртской Республики «Можгинский политехнический техникум» (решение ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 28 апреля 2017 года № 4).

С 11 мая по 7 июня 2017 года Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики в соответствии с распоряжением от 07.04.2017 № 14-рп провел в архивном отделе Администрации муниципального образования «Город Можга» плановую выездную проверку соблюдения законодательства в сфере архивного дела.

14 июля 2017 года архивной службе города Можги исполнилось 85 лет. В рамках празднования сотрудниками архивного отдела был организован городской фотоконкурс «Старое фото» и проведено торжественное мероприятие в Администрации муниципального образования «Город Можга».

В 2018 году в рамках празднования 100-летия государственной архивной службы России и 95-летия архивной службы Удмуртии проведены первый и второй этап республиканского конкурса на лучший архив организации - источника комплектования государственного, муниципального архива Удмуртской Республики и городской конкурс профессионального мастерства «Лучший архивист города Можги - 2018».

В связи с пересмотром Пенсионным фондом РФ пенсионных выплат гражданам РФ, в соответствии с распоряжением Правительства УР от 11.09.2019 № 1079-р «О внесении изменения в распоряжение Правительства УР от 11.12.2016 № 1778-р «О численности работников в органах местного самоуправления в Удмуртской Республике» в штатное расписание архивного отдела Администрации МО «Город Можга» дополнительно было включено 5 временных штатных единиц с 23.09.2019 по 28.02.2020. Временные сотрудники оказывали помощь в исполнении запросов граждан, а также выполняли сопутствующую работу по обеспечению сохранности архивных документов (проверка наличия и состояния дел, реставрация и подшивка дел, составление внутренних описей дел).

В августе – сентябре 2019 года в рамках государственной программы «Подготовка к зиме» проведены работы по гидроизоляции фундамента здания архивного отдела на общую сумму 264084,00 рублей.

По состоянию на 01.01.2020 в архивном отделе числится 168 фондов, 58217 ед. хр.